Procesos con Valor
Guía indispensable para construir procesos con valor
¡Alerta spoiler! Implementar procesos exitosos
no se trata solamente de escribir procedimientos bonitos.
En este artículo, más allá de explicar un proceso de forma sencilla, me gustaría transmitir desde mi experiencia práctica, qué necesitas lograr dentro de tu organización para implementar procesos de manera exitosa.
Pero, ¿qué es un proceso?
Un proceso se puede explicar como un conjunto de tareas o actividades con una secuencia determinada que se realizan para alcanzar un objetivo específico.
Y ahora, ¿que sigue a la hora de implementar un proceso, escribir su procedimiento?
No exactamente. Contar con un procedimiento que explique con lenguaje simple el detalle de un proceso ayudará a brindar información de calidad para su ejecución, pero no garantiza su éxito.
Entonces, ¿cuándo tiene éxito un proceso?
La realidad, es que el éxito de un proceso se sustenta en su valor, es decir, la percepción positiva que despierta en su entorno.
el éxito de un proceso se sustenta en su valor
¿Cómo se logra que un proceso tenga valor?
Desde mi visión, un proceso tiene valor cuando es apoyado por la mayoría de los actores de la organización.
El apoyo de aquellas personas que actúan sobre él, es tan importante como el de aquellos colaboradores, cuyas tareas no se vinculan directamente.
La organización requiere procesos que sean ejecutables y prácticos aunque, muchas veces, dejan en evidencia la necesidad de una transformación cultural profunda.
Aunque siempre existirán detractores, lo importante es que su opinión no neutralice la corriente favorable. Un proceso sin el compromiso y respaldo de la mayoría, no será exitoso.
un proceso sin el compromiso y respaldo de la mayoría, no será exitoso
Cuando ejecutamos procesos, sobre todo si son nuevos dentro de nuestra empresa, es muy importante darle visibilidad y comunicar con claridad a todos los involucrados:
- Quien es el líder ejecutor del proceso: el referente que responderá cualquier consulta o comentario general
- Qué objetivo busca: el beneficio que capturará la organización por su ejecución de forma correcta
- Su procedimiento: explicación escrita y/o en otros medios por ejemplo audiovisuales que por lo menos detalle:
- los pasos y tareas que lo componen,
- sus plazos de ejecución,
- qué roles serán los responsables de cada tarea y
- cuáles serán sus entregables.
- La medición de la performance: qué indicadores mostrarán con transparencia el avance de los resultados, su periodicidad y el rol responsable del cálculo & comunicación.
- Quién es el líder político del proceso: el sponsor, esa figura necesaria para destrabar conflictos que pudieran surgir a nivel más alto de la organización. Es la voz positiva en la alta dirección.
¡Pero cuidado! Un proceso no puede cerrarse a una
única visión ni tampoco congelarse a un momento en el tiempo.
Un proceso necesita y debe ser permeable a su entorno para evolucionar acompañando a las oportunidades del negocio y del mercado.
Siempre es saludable buscar la forma de adaptar los procesos a las necesidades de la empresa, nuevas tecnologías, etc. pero nunca debilitando el alcance de los objetivos que le dieron origen.
Sin embargo en determinados casos, el paso del tiempo puede convertir en obsoleto el objetivo que le dio origen. Allí será saludable para la organización, evaluar el plan para su eliminación sin afectar a otros procesos existentes.
Si ya apuntaste estos 6 elementos fundamentales, ahora viene la milla extra, ese bonus que hará “la diferencia”.
Un proceso requiere de la magia de los embajadores. Estos colaboradores que ya forman parte del equipo y día tras día:
- transmitirán confianza que esta nueva forma de «hacer las cosas» generará mejores beneficios para toda la organización,
- además creerán y apoyarán ese nuevo método tanto en público como en reuniones a puertas cerradas.
Uno de mis mantras es: Un proceso con valor se construye con el equipo.
La gestión por procesos contribuye a un liderazgo eficiente.
Esta creencia apoya a las buenas ideas, esas transformaciones que hacen perdurar exitosamente al negocio y potencian el crecimiento de su gente.
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